Gestion de projets
À l'issue de ce chapitre
- créer un projet, à partir de rien ou d'un modèle ;
- organiser le travail en tâches, sous-tâches et dépendances ;
- jalonner l'avancement et suivre les temps passés ;
- facturer une prestation et mesurer sa rentabilité.
L'application Projet organise le travail en tâches, suit les temps passés, jalonne l'avancement et alimente la facturation des prestations.
Configurer l'application
L'application ne comporte que deux réglages généraux.
- Ouvrir Projet › Configuration › Paramètres.
- Bloc Gestion des tâches : cocher Étapes du projet pour suivre l'avancement des projets eux-mêmes, en plus de celui des tâches.
- Bloc Gestion du temps : cocher Journaux des tâches pour enregistrer les heures passées sur les tâches.
- Enregistrer.
Note
Les tâches récurrentes, les dépendances et les jalons ne sont pas des options générales : elles se règlent projet par projet, dans l'onglet Paramètres de chacun. Un projet interne peut ainsi se passer de jalons quand une affaire client en emploie.
Astuce
Ne confondez pas les deux notions d'étape. Les étapes de tâche (À faire, En cours, Terminé) existent toujours et structurent le kanban de travail. Les Étapes du projet qualifient l'avancement du projet dans son ensemble, et ne servent qu'à qui pilote un portefeuille d'affaires.
Créer un projet
- Ouvrir l'application Projet et cliquer sur Nouveau.
- Renseigner le nom du projet.
- Ouvrir le projet et compléter : - le Chef de projet ; - la Date planifiée, sous forme d'intervalle de début et de fin ; - le Temps alloué, enveloppe d'heures prévue pour l'ensemble du projet ; - le Nom des tâches, qui remplace le mot Tâches par le vocabulaire du métier, interventions, lots, épisodes ; - les Étiquettes, pour classer le projet.
- Ouvrir l'onglet Paramètres et régler ce qui est propre à ce projet : - la Visibilité, qui commande l'ouverture au portail client. Quatre niveaux : Utilisateurs internes invités, Utilisateurs internes et portail invités, Tous les utilisateurs internes, et le plus large (retenu par défaut) qui reste affiché en anglais dans la version 19 faute de traduction ; - l'Alias de messagerie, qui crée une tâche à partir d'un courriel reçu ; - dans Gestion des tâches : Tâches récurrentes, Dépendances de tâches, Jalons ; - dans Ventes & Facturation : Facturable, qui autorise la refacturation du temps et du matériel : la case est également proposée dans la fenêtre de création du projet ; - dans Gestion du temps : Feuilles de temps, pour encoder les heures sur les tâches.
- Enregistrer.
Note
Ces réglages ne sont pas globaux : chaque projet porte les siens. Un projet interne se passe de facturation et de jalons quand une affaire client emploie les deux, sans que l'un gêne l'autre.
Astuce
Le Temps alloué donne son sens au suivi des feuilles de temps : sans enveloppe de référence, les heures s'accumulent sans qu'on sache si l'on est dans le budget. Renseignez-le dès la création, quitte à le corriger ensuite.
Partir d'un modèle
Lorsque les projets se ressemblent (une installation type, une prestation récurrente), un modèle évite de reconstruire l'arborescence des tâches à chaque fois.
- Créer un projet représentatif : étapes, tâches types, durées, affectations.
- Ouvrir le projet, puis le menu Actions et Convertir en modèle. L'action est réservée aux gestionnaires de projet et n'est proposée que depuis la fiche, pas depuis la liste.
- Pour retrouver les modèles, appliquer le filtre Modèles dans la liste des projets.
- Pour lancer une nouvelle affaire, créer un projet à partir du modèle : la structure de tâches est reproduite, prête à être adaptée au client.
Astuce
Un modèle bien conçu porte la méthode de l'entreprise. Il fait plus pour l'homogénéité des livraisons qu'une procédure écrite que personne ne relit.
Structurer le travail
Étapes
- Ouvrir le projet en vue kanban.
- Créer les colonnes correspondant à votre méthode : à faire, en cours, en revue, terminé.
- Régler pour chaque étape sa séquence, sa couleur, et les automatismes de clôture.
Tâches
- Depuis le projet, cliquer sur Nouveau.
- Renseigner le titre, la description, l'Assignés, l'échéance et la priorité.
- Ajouter des Étiquettes pour croiser les tâches par thème indépendamment de leur étape.
- Renseigner le temps alloué si la charge est suivie.
- Enregistrer.
Sous-tâches et dépendances
- Les Sous-tâches décomposent un travail complexe tout en conservant le rattachement à la tâche mère, dont l'avancement se consolide.
- Les Dépendances de tâches déclarent qu'une tâche ne peut démarrer avant l'achèvement d'une autre. Elles se cochent dans l'onglet Paramètres du projet, bloc Gestion des tâches. Les dépendances se visualisent ensuite dans la vue Gantt et signalent les retards en chaîne.
Note
La vue Gantt relève de l'édition Enterprise. Elle rend visibles le chemin critique et l'effet d'un glissement sur l'ensemble du planning.
Jalonner l'avancement
Les jalons matérialisent les étapes contractuelles d'un projet : validation d'une spécification, recette d'un lot, mise en service.
Point d'attention
Les jalons s'activent projet par projet. Ouvrez le projet, onglet Paramètres, bloc Gestion des tâches, et cochez Jalons. Tant que la case est décochée, le bouton décrit ci-dessous n'apparaît pas.
Ils ne figurent pas sur le formulaire du projet mais dans son Tableau de bord, accessible par le bouton intelligent du même nom.
- Ouvrir le projet et cliquer sur Tableau de bord.
- Dans le panneau latéral droit, repérer la section Jalons.
- Cliquer sur Ajouter des jalons et renseigner l'intitulé et la Date limite.
- Rattacher aux jalons les tâches qui conditionnent leur atteinte, par le champ Jalon de chaque tâche.
- Cliquer sur le jalon pour le basculer entre Marquer comme achevé et Marquer comme inachevé.
Note
Le même panneau porte d'autres sections selon ce qui est activé sur le projet : l'avancement des Tâches, les Feuilles de temps consommées, le Burndown Chart, et la Rentabilité lorsque le projet est facturable.
Jalons et rentabilité se lisent ensemble : un jalon atteint sans que la tranche correspondante soit facturée se voit d'un coup d'œil.
Astuce
La partie centrale du tableau de bord accueille les mises à jour de projet : un point d'avancement rédigé périodiquement, que l'on partage avec le client ou la direction. C'est le support naturel d'un comité de suivi, il conserve l'historique des points successifs, là où un courriel se perd.
Sur un projet facturable au jalon, l'atteinte d'un jalon déclenche la facturation de la tranche correspondante.
Astuce
Un jalon se formule comme un résultat vérifiable, pas comme une activité : « recette fonctionnelle signée » plutôt que « phase de tests ». La différence se mesure au moment où il faut décider si le jalon est atteint.
Suivre les temps
Enregistrer les heures
Deux modes coexistent :
- Au fil de l'eau : sur la tâche, lancer le décompte au début du travail et l'arrêter à la fin.
- A posteriori : saisir les heures dans l'application Feuilles de temps, par jour ou par semaine.
Valider
Le responsable contrôle et valide les feuilles de temps de son équipe. Les heures validées alimentent l'analyse de rentabilité et, le cas échéant, la facturation.
Point d'attention
Les feuilles de temps ne sont exploitables que si elles sont saisies régulièrement. Une saisie reconstituée en fin de mois produit des données de facturation contestables et une analyse de rentabilité sans valeur.
Facturer les prestations
Quatre modes de facturation sont disponibles :
| Mode | Principe |
|---|---|
| Prépayé/Prix fixe | Un montant fixe est facturé, indépendamment du temps consommé. |
| Basé sur les feuilles de temps | Les heures encodées sont reportées sur la facture. |
| Basé sur les jalons | Chaque jalon atteint déclenche la facturation de sa tranche. |
| Basé sur la quantité livrée (manuelle) | La quantité à facturer est saisie à la main. |
Point d'attention
Ce mode ne se règle ni sur le projet ni sur la tâche, contrairement à ce qu'on pourrait attendre : il est porté par le produit de service vendu, dans son champ Politique de facturation. Il découle donc de la ligne de commande qui alimente le projet. Deux prestations facturées différemment supposent deux produits de service distincts.
Collaborer
En interne
- Le fil de discussion de chaque tâche conserve les échanges et les décisions.
- Les activités planifient les relances et les points de contrôle.
- Les documents utiles sont joints directement à la tâche.
Avec le client
- Activer l'accès portail sur le projet.
- Accorder l'accès au contact client (voir le chapitre 5).
Le client consulte alors l'avancement, commente les tâches partagées et valide les livrables, sans consommer de licence utilisateur.
Note
La visibilité se règle projet par projet et tâche par tâche. Vérifiez ce qui est effectivement exposé avant d'ouvrir l'accès : les notes internes restent privées, les messages ne le sont pas.
Piloter
Tableaux de bord
Le projet affiche un tableau de bord synthétique : avancement, temps consommé au regard du temps alloué, coûts engagés, rentabilité pour les projets facturables.
Analyses
Le menu d'analyse permet de croiser les données par client, par type de projet, par responsable ou par période, et de comparer heures planifiées et heures réelles.
Astuce
Sur les projets au forfait, comparez systématiquement le temps consommé au montant vendu, projet par projet. C'est cette comparaison, et non le chiffre d'affaires global, qui indique si les forfaits sont correctement calibrés.
Adapter la méthode
Approche séquentielle
Structurer le projet en phases, poser des jalons entre chaque phase, déclarer les dépendances, et suivre le planning en vue Gantt.
Approche itérative
Configurer les étapes en colonnes de flux (à faire, en cours, en revue, terminé), utiliser les étiquettes pour marquer les lots de travail, et animer les points quotidiens depuis la vue kanban.
Articulation avec les autres applications
- Ventes : une commande de prestation peut créer automatiquement le projet et ses tâches.
- CRM : une affaire gagnée donne lieu au projet de mise en œuvre.
- Feuilles de temps : alimentent les coûts et la facturation.
- Comptabilité : les coûts et produits sont ventilés sur le compte analytique du projet.
- Achats : les achats affectés au projet entrent dans son coût.