Gestion des achats

Introduction aux achats dans Odoo

Le module Achats d’Odoo vous permet de gérer l’ensemble du cycle d’approvisionnement :

• Création et suivi des demandes de prix
• Gestion des bons de commande fournisseurs
• Contrôle des réceptions de marchandises
• Vérification et validation des factures fournisseurs
• Analyse des performances d’achat

Configuration initiale

Paramètres des achats

Pour configurer le module selon vos besoins :

1. Accédez à Achats › Configuration › Paramètres
2. Définissez les options principales : - Approbation des commandes : Activez si vous souhaitez un workflow d’approbation - Verrouillage des commandes confirmées : Pour empêcher les modifications après confirmation - Rappels de réception : Permet d’envoyer des rappels automatiques aux fournisseurs - Conventions d’achat : Fonctionnalité avancée pour les accords-cadres (module optionnel)
3. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les paramètres

Configuration des fournisseurs

Pour travailler efficacement avec les fournisseurs :

1. Accédez à Contacts › Contacts
2. Créez ou modifiez les contacts fournisseurs
3. Dans l’onglet Ventes et Achats , configurez : - Conditions de paiement par défaut - Devises acceptées - Délais de livraison moyens

Association des fournisseurs aux produits

Pour chaque produit, vous pouvez définir ses fournisseurs potentiels :

1. Accédez à la fiche produit
2. Dans l’onglet Achats , cliquez sur Ajouter une ligne
3. Pour chaque fournisseur, définissez : - Nom du fournisseur - Prix d’achat - Quantité minimale - Délai de livraison - Référence fournisseur
4. Vous pouvez ajouter plusieurs fournisseurs alternatifs

Processus d’achat

Création d’une demande de prix (RFQ)

Pour demander un devis à vos fournisseurs :

1. Accédez à Achats › Commandes › Demandes de prix
2. Cliquez sur Créer
3. Sélectionnez le fournisseur
4. Ajoutez les produits requis avec les quantités souhaitées
5. Pour chaque ligne, vérifiez : - Prix unitaire (proposé automatiquement si défini dans la fiche produit) - Date de livraison prévue - Taxes applicables
6. Enregistrez la demande
7. Utilisez le bouton Envoyer par email pour l’envoyer au fournisseur La demande de prix (RFQ) est le point de départ du processus d’achat et permet de solliciter des tarifs auprès des fournisseurs.

Conversion en bon de commande

Après réception de la confirmation du fournisseur :

1. Ouvrez la demande de prix concernée
2. Ajustez les prix si nécessaire selon la réponse du fournisseur
3. Cliquez sur Confirmer la commande
4. La demande devient un bon de commande avec un nouveau statut
5. Un bon de réception est automatiquement créé dans le module Inventaire

Réception des produits

Validation des réceptions

Pour enregistrer la réception des produits commandés :

1. Depuis le bon de commande, cliquez sur le bouton Réception
2. Vérifiez les produits et quantités à recevoir
3. Si la livraison est complète, cliquez simplement sur Valider
4. Pour une livraison partielle, ajustez les quantités reçues puis validez
5. Le système créera automatiquement une nouvelle réception pour les quantités restantes La validation des réceptions met à jour automatiquement les niveaux de stock et le statut des commandes.

Gestion des livraisons partielles

Si votre fournisseur ne livre qu’une partie de la commande :

1. Dans le bon de réception, modifiez la colonne Fait pour indiquer les quantités réellement reçues
2. Validez cette réception partielle
3. Odoo créera automatiquement un nouveau bon de réception pour les quantités manquantes
4. Ce nouveau bon restera en attente jusqu’à la prochaine livraison

Gestion des factures fournisseurs

Création et validation des factures

Pour gérer les factures de vos fournisseurs :

1. Depuis le bon de commande, cliquez sur Créer une facture
2. Choisissez la méthode de facturation selon la configuration du produit : - Sur base des quantités commandées : Facture basée sur les quantités commandées - Sur base des quantités reçues : Facture basée sur les quantités effectivement reçues
3. Vérifiez les montants et les taxes
4. Cliquez sur Créer une facture brouillon
5. Vérifiez la facture puis cliquez sur Valider

Enregistrement des paiements

Pour gérer les paiements aux fournisseurs :

1. Ouvrez la facture concernée
2. Cliquez sur Enregistrer un paiement
3. Renseignez : - Montant du paiement - Date - Méthode de paiement (chèque, virement, etc.) - Compte bancaire utilisé
4. Validez le paiement
5. La facture passe au statut "Payée"

Réapprovisionnement automatique

Règles de réapprovisionnement

Pour automatiser vos commandes d’achat :

1. Accédez à Inventaire › Configuration › Gestion de l'entrepôt › Règles de réapprovisionnement
2. Créez des règles pour chaque produit critique : - Produit concerné - Niveau minimum de stock - Quantité à commander - Multiple de commande (par exemple, commander par cartons de 12) - Délai de livraison
3. Activez l’approvisionnement automatique dans les paramètres

Exécution du planificateur

Pour générer automatiquement les propositions d’achat :

1. Accédez à Inventaire › Opérations › Exécuter le planificateur
2. Odoo analyse les niveaux de stock, les commandes clients et les règles de réapprovisionnement
3. Des propositions d’achat sont générées
4. Vérifiez ces propositions dans Achats › Commandes › Demandes de réapprovisionnement
5. Validez les propositions pertinentes pour créer les demandes de prix

Analyses et rapports d’achat

Analyse des achats

Odoo offre plusieurs outils pour analyser vos achats :

1. Analyse des achats : Pour une vue d’ensemble des commandes par fournisseur, produit, période
2. Rapport sur les commandes : Pour suivre le statut de vos commandes en cours
3. Rapport sur les réceptions : Pour contrôler les livraisons attendues
4. Performance fournisseurs : Pour évaluer vos fournisseurs sur des critères de qualité, délai et prix

Indicateurs clés de performance

Pour piloter votre activité d’achat, suivez ces indicateurs :

• Délai moyen de livraison par fournisseur
• Respect des délais promis
• Écart entre prix négocié et prix facturé
• Volume d’achat par fournisseur (concentration des achats)
• Qualité des produits livrés (taux de rejet)

Fonctionnalités avancées

Conventions d’achat

Les conventions d’achat permettent de négocier des contrats à long terme avec vos fournisseurs :

1. Accédez à Achats › Commandes › Conventions d’achat
2. Créez une nouvelle convention en définissant : - Fournisseur - Période de validité - Produits concernés avec prix négociés - Quantités minimales ou maximales
3. Une fois la convention confirmée, vous pourrez créer des commandes basées sur cette convention Les conventions d’achat vous permettent de formaliser vos ententes avec les fournisseurs et de simplifier les commandes récurrentes.

Demandes d’achat

Pour permettre aux équipes de demander des approvisionnements :

1. Activez la fonctionnalité dans les paramètres achats
2. Les utilisateurs peuvent créer des demandes d’achat depuis Achats › Demandes d’achat
3. Ces demandes suivent un processus d’approbation avant d’être converties en commandes

Gestion de la sous-traitance

Configuration de la sous-traitance

Pour gérer efficacement vos opérations sous-traitées :

1. Créez un produit de type service pour chaque opération sous-traitée
2. Configurez vos sous-traitants comme fournisseurs
3. Dans les nomenclatures de fabrication, incluez ces opérations
4. Spécifiez qu’il s’agit d’étapes sous-traitées

Flux de sous-traitance

Le processus typique de sous-traitance comprend :

1. Envoi des matières premières au sous-traitant
2. Suivi des matières en transit
3. Réception des produits transformés
4. Facturation du service de sous-traitance

Bonnes pratiques et conseils

Conseils pour optimiser vos achats

• Consolidation :Regroupez vos commandes par fournisseur pour obtenir de meilleures conditions et réduire les frais de livraison
• Historique : Analysez l’historique des prix pour identifier les tendances et négocier efficacement
• Évaluation : Mettez en place un système d’évaluation régulière de vos fournisseurs
• Anticipation : Utilisez les règles de réapprovisionnement pour éviter les ruptures
• Contrôle : Vérifiez systématiquement la conformité des livraisons et des factures
• Alternatives : Identifiez toujours au moins deux fournisseurs pour vos produits stratégiques