Fonctionnalités essentielles

Ce chapitre regroupe les mécanismes transversaux d'Odoo : le fil de discussion, les activités, l'éditeur de contenu et les champs de propriété. Ils fonctionnent de façon identique dans toutes les applications. Les échanges de données, qui relèvent de la même logique transversale, font l'objet du chapitre 22.

Le fil de discussion

Chaque document (contact, devis, facture, tâche, ordre de fabrication) porte un fil de discussion qui rassemble l'historique des échanges et des modifications.

Écrire une note ou un message

1. Ouvrir le document.
2. En bas du formulaire, choisir le mode d'écriture : - Note : visible uniquement des utilisateurs internes ; - Envoyer message : transmis aux abonnés du document, y compris externes.
3. Rédiger le texte, joindre des fichiers si nécessaire.
4. Envoyer.

Gérer les abonnés

L'icône représentant les abonnés, en haut du fil, affiche la liste des personnes notifiées. Il est possible d'en ajouter, d'en retirer, et de restreindre les types de notification reçus par chacun.

Mentionner un collègue ou un rôle

Saisir @ suivi du nom d'un utilisateur dans un message ou une note : la personne reçoit une notification.

La liste proposée après @ comporte aussi les rôles définis pour votre organisation. Mentionner un rôle notifie tous les utilisateurs qui lui sont rattachés ; au-delà de cinquante destinataires, Odoo demande confirmation avant d'envoyer.

Les activités

Une activité est une action à réaliser, datée et affectée à quelqu'un. C'est le mécanisme de relance interne d'Odoo.

Planifier une activité

1. Ouvrir le document concerné.
2. Dans le fil de discussion, cliquer sur Activité.
3. Choisir le type parmi les pastilles proposées : appel, réunion, courriel, à faire, document, ou tout type défini pour votre organisation.
4. Résumer l'action attendue dans le champ Résumé.
5. Renseigner l'échéance dans le champ Dû le.
6. Désigner le titulaire dans Assigné à, ou un Rôle lorsque l'activité revient à un groupe de personnes plutôt qu'à quelqu'un en particulier.
7. Cliquer sur Enregistrer.

Suivre ses activités

L'icône d'horloge de la barre supérieure regroupe toutes vos activités, classées en retard, aujourd'hui, et à venir. Elles y sont groupées par application ; un clic ouvre la liste filtrée des enregistrements concernés, non le document lui-même.

Lorsque des activités ont été confiées à un rôle dont vous faites partie sans être encore attribuées à quelqu'un, une entrée supplémentaire les dénombre au bas de ce menu et ouvre leur liste. S'y inscrire dans la colonne Assigné à suffit à en prendre une en charge.

Dans les applications qui le proposent, la vue Activité présente les enregistrements en colonnes par type d'activité, ce qui donne une lecture immédiate de la charge à venir.

L'éditeur de contenu

L'éditeur enrichi est utilisé partout où un texte mis en forme est attendu : descriptions, courriels, notes, articles, conditions.

Mise en forme

Sélectionner du texte fait apparaître une barre d'outils : gras, italique, souligné, couleur, liste, lien, alignement.

La saisie de / en début de ligne ouvre un menu permettant d'insérer un bloc : titre, tableau, image, séparateur, citation, encadré, bouton.

Rédiger ou réécrire avec l'assistant

L'assistant s'appelle depuis l'éditeur, dans les deux sens : produire un texte, ou retravailler un texte existant.

Pour produire un texte à partir de rien :

1. Placer le curseur à l'endroit voulu.
2. Saisir / pour ouvrir le menu d'insertion, puis choisir IA dans la catégorie Outils IA.
3. Décrire le texte attendu, puis insérer la proposition.

Pour retravailler un passage : raccourcir, allonger, changer de ton, corriger, traduire :

1. Sélectionner le texte concerné.
2. Choisir l'action d'assistance dans la barre d'outils, qui apparaît avec la sélection.
3. Indiquer la transformation attendue.
4. Comparer la proposition au texte d'origine, puis l'accepter ou la refuser.

Les champs de propriété

Un champ de propriété ajoute une information à un enregistrement sans modifier le modèle de données ni recourir à un développement. Il se définit au niveau d'un enregistrement parent et s'applique à ses enfants : par exemple un champ ajouté sur un projet et disponible sur toutes ses tâches.

1. Ouvrir l'enregistrement.
2. Cliquer sur le bouton d'ajout de propriétés, situé sous les champs standards.
3. Nommer le champ et choisir son type : texte, nombre, date, sélection, relation, étiquettes, case à cocher, signature.
4. Enregistrer.

Le champ devient disponible sur les enregistrements liés, et utilisable comme critère de filtre et de regroupement.

Rechercher un contact

Les contacts constituent la donnée la plus sollicitée de la base.

1. Ouvrir l'application Contacts.
2. Saisir un fragment de nom, de société, d'adresse électronique, de téléphone ou d'étiquette dans la barre de recherche.
3. Choisir le champ sur lequel porter la recherche dans la liste proposée.

Les regroupements proposés, par Vendeur, par Société ou par Pays, permettent d'obtenir rapidement une segmentation exploitable.

Suivre les modifications

Sur les documents sensibles, l'historique des modifications de valeur est consigné dans le fil de discussion : qui a changé quoi, quand, et quelle était la valeur précédente.