Analyses et rapports

Odoo produit ses analyses à partir des données saisies au quotidien, sans export ni retraitement. Ce chapitre décrit les vues d'analyse communes à toutes les applications, les tableaux de bord et les feuilles de calcul connectées.

Les vues d'analyse

Deux vues sont dédiées à l'analyse et se retrouvent dans la plupart des écrans. Certaines analyses disposent en outre d'une vue spécifique, adaptée à leur objet.

Vue graphique

1. Ouvrir un écran d'analyse : par exemple Ventes › Analyse › Ventes.
2. Cliquer sur l'icône de graphique, en haut à droite.
3. Choisir le type de représentation : barres, lignes, secteurs.
4. Sélectionner les Mesures à représenter.
5. Choisir le critère de répartition avec Regrouper par.

Les barres peuvent être empilées pour comparer des sous-ensembles, et le tri par valeur classe les résultats du plus grand au plus petit.

Vue croisée dynamique

1. Cliquer sur l'icône de tableau croisé.
2. Placer un critère en lignes et un autre en colonnes, en cliquant sur les en-têtes.
3. Sélectionner les Mesures à afficher : montants, quantités, marges, nombre d'enregistrements.
4. Déplier les niveaux pour descendre dans le détail.

Vue cohorte

La vue cohorte suit dans le temps le comportement de groupes constitués à une même date : combien des opportunités créées en janvier sont encore ouvertes en mars, combien des abonnements souscrits au premier trimestre courent encore un an plus tard.

Lire l'écran. Chaque ligne est une cohorte : les éléments entrés dans la même période. Les colonnes qui suivent comptent les périodes écoulées depuis : +0 pour la période de départ, +1 pour la suivante, et ainsi de suite. La cellule donne ce qu'il reste du groupe, en valeur et en pourcentage. La ligne Moyenne agrège toutes les cohortes.

Trois commandes règlent l'affichage : Mesures choisit ce qui est compté (Nombre par défaut, ou un montant, le sélecteur voisin fixe la maille) Jour, Semaine, Mois, Trimestre, Année, et l'icône de téléchargement exporte le tableau au format tableur.

Construire une analyse

1. Ouvrir l'écran d'analyse concerné.
2. Restreindre le périmètre avec Filtres : période, société, équipe, statut.
3. Choisir l'axe de lecture avec Regrouper par.
4. Sélectionner les Mesures pertinentes.
5. Basculer entre les vues sans perdre les filtres appliqués.
6. Enregistrer le résultat dans les Favoris pour y revenir directement.

Les rapports standards

Chaque application fournit ses analyses prêtes à l'emploi :

Les tableaux de bord

L'application Tableaux de bord rassemble des tableaux de bord prêts à l'emploi, alimentés en direct par les données de la base.

Consulter

1. Ouvrir l'application Tableaux de bord.
2. Dans le panneau de gauche, sélectionner la section voulue : par exemple Logistique.
3. Cliquer sur le nom du tableau de bord : il s'ouvre dans la vue principale.

Filtrer

• Le sélecteur de période, au-dessus du tableau de bord, restreint l'analyse à un intervalle. Il affiche par défaut l'ensemble des données.
• La granularité temporelle (jour, semaine, mois, trimestre) se règle sur les graphiques concernés.
• La barre de recherche filtre sur une dimension : un client, un fournisseur, une équipe.
• Les filtres globaux s'appliquent simultanément à tous les éléments du tableau de bord.
• Une combinaison de filtres se conserve : ouvrir Favoris dans la barre de recherche, Enregistrer la recherche actuelle, puis nommer l'enregistrement. Cocher Filtre par défaut fait de cette combinaison celle qui s'applique à l'ouverture du tableau de bord.

Personnaliser

L'écran qui affiche un tableau de bord est en lecture seule en usage courant : aucun bouton n'y permet de le retoucher. La modification passe par la configuration de l'application.

1. Ouvrir Tableaux de bord › Configuration › Tableaux de bord.
2. La liste présente les tableaux de bord un par ligne, regroupés par Section : Ventes, Finance, Logistique, Services, Marketing, Site Web, Ressources humaines, auxquelles s'ajoutent CRM et Abonnements selon les applications installées. Ces sections sont les entrées du panneau de gauche de l'application.
3. Le bouton Vue au bout de la ligne ouvre le tableau de bord tel que le voient les utilisateurs.
4. Le bouton Modifier dans la feuille de calcul l'ouvre dans l'éditeur de feuille de calcul, avec les outils décrits à la section 19.5.
5. Nouveau crée un tableau de bord supplémentaire : lui donner un nom et choisir sa Section.

Chaque ligne porte, en plus, les réglages de diffusion :

Les feuilles de calcul connectées

Une feuille de calcul intégrée permet de retraiter les données d'Odoo sans les exporter : les valeurs restent liées à la base et se rafraîchissent.

Créer une feuille à partir d'une analyse

1. Construire l'analyse voulue en vue croisée dynamique.
2. Utiliser l'action d'insertion dans une feuille de calcul.
3. Choisir la feuille de destination : une nouvelle, ou une existante.

Le tableau inséré conserve son lien avec la base : les montants se mettent à jour à l'ouverture.

Travailler dans la feuille

• Formules de calcul et fonctions propres à Odoo, permettant d'appeler directement des valeurs de la base.
• Tableaux croisés dynamiques rafraîchissables.
• Graphiques, dont les représentations hiérarchiques en anneaux concentriques, utiles pour décomposer un total en sous-catégories imbriquées.
• Mise en forme conditionnelle, pour colorer automatiquement les cellules selon des seuils, marges sous un plancher, retards de paiement, écarts budgétaires.
• Filtres globaux, appliqués à l'ensemble de la feuille.

Partager

Les feuilles se partagent avec d'autres utilisateurs, se commentent et s'intègrent aux tableaux de bord.

Exporter

1. Ouvrir la vue liste et appliquer les filtres voulus.
2. Sélectionner les enregistrements.
3. Cliquer sur Actions puis Exporter.
4. Choisir les champs et le format.
5. Enregistrer le modèle d'export pour les analyses périodiques.

Connecter un outil décisionnel

Un outil décisionnel externe peut se connecter directement à la base de données pour construire des analyses avancées.

Alertes et rapports périodiques

Être alerté sur condition

Une analyse répond à une question posée ; elle suppose que quelqu'un pense à la poser. Une règle d'automatisation prend le relais sur ce qui doit être surveillé en continu : elle observe un modèle de données et prévient d'elle-même dès qu'une condition est remplie : notification interne, courriel, création d'activité.

Les situations qui s'y prêtent : stock sous le seuil critique, affaire à fort enjeu sans activité depuis une semaine, client approchant son encours autorisé, marge d'un devis inférieure à un plancher.

La création d'une règle, ses déclencheurs et ses actions sont traités au chapitre 21, qui donne aussi le module à installer au préalable (voir la section 21.1.1).

Recevoir un rapport périodique

Odoo sait envoyer à intervalle régulier un courriel récapitulatif reprenant une sélection d'indicateurs. La fonction est portée par un composant que la plupart des applications installent d'office : la comptabilité, l'inventaire, le CRM, les ventes, les projets et les règles d'automatisation en dépendent tous. Le réglage décrit ci-dessous est donc presque toujours disponible.

Une fois la fonction en place :

1. Ouvrir Paramètres › Paramètres généraux.
2. Dans le bloc E-mails, cocher Digest d'e-mails.
3. Choisir le récapitulatif à envoyer dans la liste déroulante qui apparaît.
4. Cliquer sur Configurer les digests d'e-mails pour ouvrir le récapitulatif et régler sa périodicité, ses indicateurs et ses destinataires.

Classer automatiquement les documents

L'application Documents centralise les fichiers de l'entreprise et sait trier les pièces entrantes : elle leur affecte un dossier et des étiquettes à partir de leur contenu, puis les présente pour validation. Elle alimente ensuite les autres applications : une facture fournisseur déposée dans le dossier comptable devient une écriture à contrôler, un devis signé remonte sur la commande.

Bonnes pratiques