Importer et exporter des données

Un mécanisme unique pour toute la base

L'import et l'export ne sont pas des fonctions propres à une application. Ce sont des gestes du socle, disponibles depuis toute vue liste : produits, contacts, factures, tâches, écritures comptables, emplacements de stock. La procédure est la même partout, seuls les champs changent.

Cette généralité en fait l'outil de référence pour trois besoins :

• la reprise de données à la mise en service, depuis l'ancien système ou depuis des tableurs ;
• la modification en masse d'enregistrements existants : une hausse tarifaire, un changement de responsable sur trois cents dossiers ;
• l'extraction vers un tableur, pour une analyse ou une transmission à un tiers.

Exporter

1. Ouvrir la vue liste et appliquer les filtres qui délimitent le périmètre voulu.
2. Cocher les enregistrements, ou cocher la case d'en-tête pour tout sélectionner.
3. Cliquer sur Actions puis Exporter.
4. Composer la liste des Champs à exporter : chercher le champ voulu dans la colonne Champs disponibles, puis cliquer sur le plus à sa droite. Il rejoint la colonne de droite.
5. Retirer un champ de la sélection par l'icône de corbeille en regard, et modifier l'ordre des colonnes en faisant glisser un champ par sa poignée.
6. Choisir le Format : Excel Workbook (.xlsx) ou Plain Text (.csv).
7. Cliquer sur Exporter.

Choisir le format

Préparer un export réimportable

L'interrupteur Updatable fields only, placé en regard du titre Champs disponibles, change la nature du fichier produit. Il réduit la liste des champs proposés à ceux qu'Odoo saura relire, y fait figurer ID externe, et surtout écrit dans la ligne d'en-tête les noms techniques des champs au lieu de leurs libellés. C'est cette ligne d'en-tête technique qui rend le fichier réimportable.

C'est donc cet interrupteur qui distingue un export de consultation d'un export de travail. Sans lui, le fichier se lit mais ne se réimporte pas.

Exporter les champs traduits

Lorsque plusieurs langues sont installées et qu'au moins un champ traduisible figure dans la colonne de droite, un sélecteur de langues apparaît sous cette colonne. Chaque langue retenue produit sa propre colonne pour chaque champ traduisible, l'en-tête portant le nom du champ suivi d'une arobase et du code de la langue : name@fr_FR. La colonne sans suffixe disparaît, pour ne pas exporter deux fois la même valeur sous deux en-têtes différents.

L'identifiant externe

C'est la notion à comprendre avant tout import. Elle explique à la fois pourquoi un import crée des doublons et comment l'empêcher.

Chaque enregistrement d'Odoo porte un numéro interne, invisible et propre à la base. Il ne peut pas servir de repère : le produit numéro 412 d'une base n'est pas le même dans une autre. L'identifiant externe est un second nom, textuel et stable, que l'on choisit soi-même : par exemple produit_vis_m6_inox.

Il sert de clé de rapprochement à l'import :

• si la valeur de la colonne ID externe est inconnue de la base, Odoo crée l'enregistrement et lui attribue cet identifiant ;
• si elle est déjà connue, Odoo met à jour l'enregistrement existant au lieu d'en créer un autre.

Importer

1. Ouvrir la vue liste du type d'enregistrement concerné.
2. Ouvrir le menu d'actions par l'icône à trois points de la barre supérieure, elle n'apparaît que si aucun enregistrement n'est coché, puis cliquer sur Importer.
3. Charger le fichier par Charger, ou le déposer directement sur la zone centrale. Une fois l'aperçu affiché, le bouton devient Charger à nouveau et sert à remplacer le fichier.
4. Si le classeur comporte plusieurs onglets, désigner le bon dans Feuille :. Ce sélecteur n'apparaît pas si le fichier n'en compte qu'un.
5. Vérifier que Utiliser la première ligne comme en-tête est coché lorsque le fichier porte une ligne de titres.
6. Contrôler ligne à ligne la correspondance entre la Colonne de fichier et le Champ Odoo. Odoo propose une association pour chaque colonne, qu'une croix permet de retirer et de refaire.
7. Lire la dernière colonne du tableau, qui ne porte pas de titre : elle signale les erreurs, mais aussi les conventions de saisie attendues.
8. Cliquer sur Tester : Odoo analyse la totalité du fichier sans rien écrire.
9. Corriger les erreurs, retester, puis cliquer sur Importer.

Le panneau latéral

Outre le volet Aide, le panneau de gauche porte les réglages du chargement :

• Feuille :, l'onglet du classeur à lire ;
• Utiliser la première ligne comme en-tête ;
• Suivre les modifications dans le chatter, décoché par défaut : coché, chaque écriture est inscrite dans l'historique du document et ses abonnés sont notifiés, ce qui ralentit le chargement ;
• Pièces jointes, qui n'apparaît que sur les modèles portant un champ de fichier : un second bouton Charger y prend les images et documents que les cellules du tableau désignent par leur nom.

Le volet Formatage règle l'interprétation du fichier : séparateur de colonnes, séparateur décimal, format de date, encodage. Odoo les détecte seul dans la plupart des cas ; ils se corrigent ici lorsque les nombres ou les dates sortent faux à l'aperçu.

Rattacher des enregistrements liés

Un produit renvoie à une catégorie, un contact à un pays, une facture à un client. Ces liens se chargent par la valeur qui désigne l'enregistrement visé, selon trois écritures possibles.

Pour un champ qui accepte plusieurs valeurs (les étiquettes d'un contact, les taxes d'une ligne) séparez-les par des virgules dans la même cellule : Prospect,Grand compte,Export.

Mettre à jour en masse

La modification de plusieurs centaines d'enregistrements suit toujours le même aller-retour :

1. Filtrer la liste sur les enregistrements à modifier.
2. Les exporter en activant Updatable fields only, colonne ID externe comprise.
3. Ouvrir le fichier dans un tableur et modifier les seules colonnes concernées, sans toucher à la colonne d'identifiant externe.
4. Réimporter le fichier.

Odoo reconnaît chaque ligne par son identifiant externe et applique les modifications aux enregistrements existants.

Ordonner une reprise de données

Un fichier qui référence une valeur inexistante échoue, ligne par ligne. L'ordre de chargement découle donc des dépendances : ce qui est désigné doit exister avant ce qui le désigne.

1. Les données de référence : catégories, unités de mesure, conditions de paiement, taxes, étiquettes.
2. Les tiers : contacts, sociétés, puis leurs adresses de livraison rattachées.
3. Le catalogue : produits, puis tarifs fournisseurs et listes de prix.
4. Les données de mouvement : stocks initiaux, commandes en cours, écritures d'à-nouveau.

Diagnostiquer un échec

Les erreurs signalées portent le numéro de ligne et le champ en cause. Les plus fréquentes :

Charger de gros volumes

Au-delà de cent lignes, Odoo découpe le chargement en lots de 2 000 lignes. Une fenêtre de progression annonce le lot en cours, le nombre total de lots et le temps restant estimé ; la croix rouge en bout de barre interrompt le chargement, après avoir laissé le lot en cours se terminer.

Il n'y a rien à renseigner pour reprendre un chargement arrêté avant la fin, qu'il ait été interrompu ou refusé sur une ligne : le bouton Importer devient Reprendre et un message indique la ligne à laquelle la reprise se fera. Les lots déjà écrits restent en base, et vous pouvez tester ou recharger le fichier avant de reprendre.