Gestion des contacts

La gestion des contacts est au cœur d’Odoo et sert de base à de nombreuses applications comme les ventes, le CRM, la comptabilité, etc.

Créer un nouveau contact

Pour créer un nouveau contact dans Odoo :

1. Accédez à l’application Contacts
2. Cliquez sur Créer
3. Remplissez les informations du contact
4. Définissez le type de contact (Individu ou Société)
5. Ajoutez des coordonnées (téléphone, email)
6. Sélectionnez des tags pour catégoriser le contact
7. Cliquez sur Enregistrer

Contacts individuels et sociétés

Odoo distingue deux types de contacts :

1. Individu - Personne physique

2. Société - Entreprise ou organisation Les individus peuvent être rattachés à une société, créant ainsi une hiérarchie de contacts. Cela est particulièrement utile pour gérer les différents interlocuteurs au sein d’une même entreprise cliente ou fournisseur. Si vous avez des contacts en double, Odoo permet de les fusionner facilement :

3. Sélectionnez les contacts à fusionner dans la vue liste

4. Cliquez sur Action > Fusionner
5. Choisissez quelles informations conserver pour le contact final
6. Confirmez la fusion

Recherche et filtrage

Odoo offre des fonctionnalités puissantes de recherche et de filtrage pour retrouver rapidement l’information dont vous avez besoin.

Utiliser la recherche globale

La barre de recherche en haut de l’interface permet de trouver rapidement tout type d’enregistrement dans Odoo.

Filtres avancés

Pour des recherches plus précises, utilisez les filtres avancés :

1. Cliquez sur Filtres dans l’en-tête de la vue
2. Sélectionnez un filtre prédéfini ou créez un filtre personnalisé
3. Combinez plusieurs conditions pour affiner votre recherche

4. Enregistrez vos filtres fréquemment utilisés Créez et enregistrez vos propres filtres de recherche pour un accès rapide aux données que vous consultez fréquemment :

5. Définissez vos critères de recherche

6. Cliquez sur Favoris > Enregistrer la recherche actuelle
7. Donnez un nom à votre filtre
8. Choisissez si le filtre doit être partagé avec tous les utilisateurs
9. Cliquez sur Enregistrer

Groupement de données

Le groupement permet d’organiser visuellement vos données selon différents critères :

1. Cliquez sur Regrouper par dans l’en-tête de la vue
2. Sélectionnez le critère de groupement (ex : pays, catégorie, statut...)
3. Vous pouvez ajouter des sous-groupements pour une analyse plus détaillée

Import et export de données

Odoo facilite l’import et l’export de données, ce qui est essentiel lors de la mise en place initiale ou pour des analyses externes.

Importer des données

Pour importer des données dans Odoo :

1. Accédez à la vue liste du type d’enregistrement concerné
2. Cliquez sur Importer
3. Téléchargez un fichier modèle si nécessaire
4. Préparez votre fichier CSV ou XLS avec les données à importer
5. Téléversez votre fichier
6. Mappez les colonnes avec les champs Odoo
7. Validez et importez

Exemple de structure CSV pour l’import de contacts name,company_type,email,phone,street,city,zip,country_id,customer_rank,supplier_rank Société ABC,company,contact\@abc.com,+33123456789,12 rue Exemple,Paris,75001,France,1,0 Jean Dupont,individual,jean.dupont\@example.com,+33612345678,25 avenue Test,Lyon,69001,France,0,1

Exporter des données

Pour exporter des données depuis Odoo :

1. Accédez à la vue liste et appliquez les filtres souhaités
2. Sélectionnez les enregistrements à exporter ou laissez tout sélectionné
3. Cliquez sur Action > Exporter
4. Choisissez les champs à exporter
5. Sélectionnez le format d’export (CSV ou XLS)
6. Cliquez sur Exporter

Activités et Notes

Odoo propose un système d’activités transversal qui permet de planifier et suivre les actions à réaliser sur n’importe quel enregistrement.

Planifier une activité

Pour planifier une activité :

1. Ouvrez l’enregistrement concerné (contact, opportunité, projet...)
2. Cliquez sur Activités > Planifier activité
3. Sélectionnez le type d’activité (appel, réunion, email...)
4. Définissez une date d’échéance
5. Assignez l’activité à un utilisateur
6. Ajoutez une note si nécessaire
7. Cliquez sur Planifier

Accédez à toutes vos activités planifiées depuis le menu Activités dans la barre de navigation. Ce tableau de bord présente :

1. Les activités en retard
2. Les activités prévues pour aujourd’hui
3. Les activités planifiées pour les prochains jours

Ajouter des notes et messages

Le système de messagerie interne d’Odoo (chatter) permet d’ajouter des notes et d’échanger des messages sur chaque enregistrement :

1. Ouvrez l’enregistrement concerné
2. Dans la section Messages et notes en bas
3. Sélectionnez Note pour une note visible uniquement par les employés
4. Ou sélectionnez Message pour une communication pouvant inclure des partenaires externes
5. Rédigez votre texte
6. Ajoutez des pièces jointes si nécessaire
7. Cliquez sur Envoyer

Éditeur de texte enrichi

Odoo intègre un éditeur de texte enrichi pour la rédaction de contenus formatés (emails, notes, descriptions...). L’éditeur de texte d’Odoo offre de nombreuses options de mise en forme :

1. Mise en forme du texte (gras, italique, souligné)
2. Listes à puces et numérotées
3. Tableaux
4. Insertion d’images
5. Hyperliens
6. Styles de paragraphe
7. Couleurs de texte et de fond